8MSaaS：計(jì)劃趕不上變化，中小企業(yè)的項(xiàng)目計(jì)劃該怎么做？
計(jì)劃趕不上變化，相信各位項(xiàng)目管理者都深有體會(huì)。即使制定了詳細(xì)的計(jì)劃和細(xì)致的預(yù)算，一個(gè)變化，都有可能令項(xiàng)目失控。市場(chǎng)變化莫測(cè)、行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈，在這樣多變的環(huán)境下，項(xiàng)目計(jì)劃對(duì)于市場(chǎng)話(huà)語(yǔ)權(quán)小的中小企業(yè)在實(shí)施項(xiàng)目過(guò)程中，有用嗎？對(duì)中小企業(yè)項(xiàng)目執(zhí)行有什么影響？中小企業(yè)的項(xiàng)目計(jì)劃該怎么做？
項(xiàng)目計(jì)劃為了什么而制定？
在討論項(xiàng)目計(jì)劃的作用前，先看下項(xiàng)目計(jì)劃是做什么的：項(xiàng)目計(jì)劃，是為了完成項(xiàng)目目標(biāo)而對(duì)項(xiàng)目所需的人財(cái)物和宣傳活動(dòng)等進(jìn)行合理的安排和落實(shí)。
以編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃為例，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)根據(jù)合同工期要求，確定各項(xiàng)目成員，詳細(xì)規(guī)定每個(gè)子項(xiàng)目的完成日期，從項(xiàng)目開(kāi)工到內(nèi)部檢測(cè)，提交客戶(hù)初稿以及最后交付時(shí)間，全部進(jìn)行了明確規(guī)定。
項(xiàng)目計(jì)劃為什么無(wú)法照搬來(lái)做？
在項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)行中，很多時(shí)候項(xiàng)目未能按期完成。尤其是周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，不可控的因素太多。剛開(kāi)始的子任務(wù)能按時(shí)提交，可是一旦客戶(hù)那邊的反饋確認(rèn)跟不上，或更改需求，這邊的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)進(jìn)度就會(huì)拖延。
我們?cè)陧?xiàng)目計(jì)劃中，做出任務(wù)安排的對(duì)象是自己，自己項(xiàng)目組成員，但沒(méi)有辦法預(yù)測(cè)客戶(hù)、預(yù)測(cè)外部所有因素。一旦這些外部因素出現(xiàn)了變化，就難以完全按原計(jì)劃進(jìn)行。當(dāng)環(huán)境變化導(dǎo)致項(xiàng)目計(jì)劃管理失效時(shí)，固執(zhí)地照搬原計(jì)劃比毫無(wú)計(jì)劃好不了多少。
中小企業(yè)為什么要做項(xiàng)目計(jì)劃？
既然如此，那對(duì)于多變是常態(tài)的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，還需要做項(xiàng)目計(jì)劃嗎？
當(dāng)然有必要。
計(jì)劃趕不上變化，不等于不需要做計(jì)劃。好的開(kāi)始是成功的一半。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，一個(gè)好的開(kāi)始意味著建立切實(shí)可行的項(xiàng)目計(jì)劃。項(xiàng)目計(jì)劃的作用不只是展示項(xiàng)目將如何開(kāi)展，同時(shí)也幫助我們理解這個(gè)項(xiàng)目的性質(zhì)和目的，從而做好項(xiàng)目執(zhí)行的籌備工作。
經(jīng)過(guò)計(jì)劃和籌備，接下來(lái)就可以開(kāi)始項(xiàng)目執(zhí)行了。項(xiàng)目執(zhí)行的管理涉及現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題的處理。最初制定的項(xiàng)目計(jì)劃是我們對(duì)未來(lái)事件的理想化預(yù)測(cè)，現(xiàn)實(shí)執(zhí)行中總會(huì)有難以預(yù)測(cè)的未知事件，所以，項(xiàng)目計(jì)劃也需要不斷進(jìn)行調(diào)整。如果計(jì)劃得當(dāng)，我們就有了一個(gè)非常強(qiáng)大的、能管理未來(lái)的工具。
曾經(jīng)某公司的項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為沒(méi)必要做計(jì)劃，就讓團(tuán)隊(duì)集中精力做生產(chǎn)性工作。一段時(shí)間后，卻發(fā)現(xiàn)工作無(wú)法繼續(xù)開(kāi)展下去了。因?yàn)槊總€(gè)人對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的理解及具體做法，都有不同的想法。于是就不得不停下來(lái)各種扯皮吵架推卸責(zé)任，搞得烏煙瘴氣，團(tuán)隊(duì)反而沒(méi)什么精力真正用在生產(chǎn)上。
相反，另外一些堅(jiān)持做計(jì)劃的項(xiàng)目經(jīng)理，因?yàn)榍捌谧隽嗽敿?xì)周到的計(jì)劃，團(tuán)隊(duì)都很清晰每個(gè)人的分工、項(xiàng)目每一項(xiàng)工作的目標(biāo)，整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展非常順利。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要停下工作去進(jìn)行協(xié)商的事情少，團(tuán)隊(duì)的精力就可以更多地投入到生產(chǎn)當(dāng)中。
8MSaaS：中小企業(yè)如何做好項(xiàng)目計(jì)劃？
一個(gè)項(xiàng)目管理者如果不知道怎么制定符合實(shí)際的項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度表，也就不懂得怎么成功實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目。
要弄清楚怎么做項(xiàng)目計(jì)劃，最有效的做法就是把它當(dāng)成一個(gè)獨(dú)立的工作流程，從而對(duì)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行拆解。
項(xiàng)目計(jì)劃的工作流程如下：
1、項(xiàng)目范圍說(shuō)明：
項(xiàng)目范圍說(shuō)明，主要包括可交付成果、項(xiàng)目目標(biāo)等內(nèi)容的明確。開(kāi)始做一個(gè)項(xiàng)目或一件任務(wù)之前，應(yīng)該預(yù)想一下項(xiàng)目或任務(wù)完成后要取得什么可交付成果或里程碑，甚至還要預(yù)想一下在做項(xiàng)目或任務(wù)的過(guò)程中要取得什么中間可交付成果。
2、資源預(yù)分配：
在項(xiàng)目開(kāi)始之前，預(yù)先對(duì)需要用到的資源進(jìn)行分配計(jì)劃，包括項(xiàng)目成員、所需的物資設(shè)備、費(fèi)用等。資源預(yù)分配時(shí)，注意考慮該資源在同一時(shí)間內(nèi)的申請(qǐng)及使用情況。
8MSaaS項(xiàng)目管理系統(tǒng)內(nèi)項(xiàng)目計(jì)劃的資源預(yù)分配
3、確定交付質(zhì)量
為了確保項(xiàng)目的交付物滿(mǎn)足客戶(hù)的要求，必須準(zhǔn)備好質(zhì)量計(jì)劃。計(jì)劃詳細(xì)列明要達(dá)到的質(zhì)量目標(biāo)，同時(shí)，安排好質(zhì)量保證和質(zhì)量控制的系列活動(dòng)，以確保整個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo)得到實(shí)現(xiàn)。
4、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)：
為了有效地降低風(fēng)險(xiǎn)，提前預(yù)測(cè)所有可預(yù)見(jiàn)的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，并根據(jù)它們發(fā)生的可能性和對(duì)項(xiàng)目的潛在影響進(jìn)行評(píng)估，然后對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序。同時(shí)，制定一系列降低每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)可能性的行動(dòng)方案。
5、追蹤和管理項(xiàng)目的執(zhí)行：
你的大部分時(shí)間會(huì)被用來(lái)追蹤和管理項(xiàng)目的執(zhí)行。怎么做才能成功達(dá)到里程碑？ 項(xiàng)目進(jìn)展情況如何？ 怎么知道項(xiàng)目成員的完成狀況？
8MSaaS項(xiàng)目管理系統(tǒng)內(nèi)時(shí)間與進(jìn)度管理
6、變更控制：
項(xiàng)目管理工作中少不了要應(yīng)對(duì)變更。當(dāng)有變更申請(qǐng)時(shí)，評(píng)估會(huì)產(chǎn)生什么影響？ 如何調(diào)整才能讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)更容易接受變更？ 怎么做才能減輕對(duì)項(xiàng)目完工的影響？
7、調(diào)整計(jì)劃：
項(xiàng)目計(jì)劃與實(shí)際情況出現(xiàn)偏差意味著什么？該怎么應(yīng)對(duì)？項(xiàng)目一旦有變更請(qǐng)求或出現(xiàn)重大問(wèn)題，不僅僅是項(xiàng)目進(jìn)度表的變動(dòng)，有時(shí)候，你可能需要大動(dòng)干戈，重新評(píng)估項(xiàng)目，調(diào)整甚至重新規(guī)劃項(xiàng)目。
以上工作流程，看起來(lái)繁雜，但8MSaaS PM在線(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃管理軟件都能幫你輕松實(shí)現(xiàn)。在8MSaaS PM內(nèi)，每個(gè)成員的任務(wù)流轉(zhuǎn)清晰可追溯，項(xiàng)目信息實(shí)時(shí)準(zhǔn)確同步，發(fā)現(xiàn)異常自動(dòng)預(yù)警，讓你對(duì)項(xiàng)目運(yùn)行的全貌有更直觀和更準(zhǔn)確的把握，為最終項(xiàng)目順利交付起到至關(guān)重要的作用。
—項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行結(jié)果自動(dòng)連接
—資源使用及跟蹤貫穿項(xiàng)目過(guò)程
—可視化的實(shí)時(shí)里程碑進(jìn)度報(bào)告
—變更審批逐級(jí)進(jìn)行，實(shí)時(shí)掌握變動(dòng)
—問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)跟蹤與上報(bào)
—實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目成員進(jìn)度與項(xiàng)目績(jī)效
—自動(dòng)檢測(cè)內(nèi)外部可交付成果狀態(tài)，減少偏差
項(xiàng)目計(jì)劃是一個(gè)系統(tǒng)的整體，構(gòu)成項(xiàng)目計(jì)劃的任何變化都會(huì)影響到其他子計(jì)劃的制定和執(zhí)行，進(jìn)而影響到項(xiàng)目計(jì)劃的正常實(shí)施。而8MSaaS PM最為突出的一個(gè)強(qiáng)大之處在于，與業(yè)務(wù)互連互通。項(xiàng)目從制定計(jì)劃到執(zhí)行落地的閉環(huán)過(guò)程都會(huì)自動(dòng)持續(xù)跟蹤，做到可控、可追溯，幫助項(xiàng)目經(jīng)理做好項(xiàng)目管理控制，減輕項(xiàng)目變更或面臨變化時(shí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的影響。
云端在線(xiàn)化的8MSaaS PM打破了地域空間的限制，更為貼心的是，它還支持移動(dòng)端操作，讓你隨時(shí)隨地查看項(xiàng)目與業(yè)務(wù)進(jìn)展。此外，8MSaaS PM可與釘釘對(duì)接，可以實(shí)時(shí)接收項(xiàng)目消息、查看可交付成果、審批項(xiàng)目等，大大提高團(tuán)隊(duì)的工作效率。
完成一個(gè)項(xiàng)目，計(jì)劃和變化同時(shí)存在。項(xiàng)目計(jì)劃，要求提前為項(xiàng)目做好各種準(zhǔn)備，當(dāng)變化發(fā)生時(shí)，中小企業(yè)就可以靈活應(yīng)對(duì)。8MSaaS PM幫助中小企業(yè)的項(xiàng)目實(shí)時(shí)同步計(jì)劃與執(zhí)行，提供可靠的項(xiàng)目信息，預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)變化，為成功交付項(xiàng)目作出強(qiáng)有力的保障！還等什么，現(xiàn)在就來(lái)免費(fèi)申請(qǐng)8MSaaS PM在線(xiàn)項(xiàng)目管理系統(tǒng)試用吧~
