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辦公室不是生產(chǎn)線(xiàn),怎么管?

8MSaaSOA項目管理系統

生產(chǎn)線(xiàn)包括自動(dòng)化、時(shí)間效率管理與質(zhì)量控制, 是有力度的管理,可讓工人專(zhuān)心工作;而 OA 在辦公室的作用只實(shí)現了自動(dòng)化,對時(shí)間效率管理和質(zhì)量控制的幫助不大。與生產(chǎn)線(xiàn)相比,OA 的管理力度相當弱,只適合管理簡(jiǎn)單、有趣的工作,例如:管理裝飾圣誕樹(shù)的團隊,因為工作簡(jiǎn)單、有趣,分配給誰(shuí),誰(shuí)去參與就可以了。
然而,并不是所有的辦公室的工作都像裝飾圣誕樹(shù)那樣簡(jiǎn)單、有趣,正如管理學(xué)大師湯姆.彼得斯說(shuō):“所有的白領(lǐng)工作都是項目工作”,所以,要管好辦公室的工作效率和質(zhì)量,則需要有一個(gè)比 OA 更精細化、更有力度的項目管理平臺。

單是 OA只做到生產(chǎn)線(xiàn)的自動(dòng)化部分

SaaS辦公自動(dòng)化系統OA

OA 是電子化的表單及其流轉,沒(méi)有工作分解、時(shí)間管理、成本控制、依賴(lài)管理以及質(zhì)量管理等等。所以,OA 一般只能控制流程由誰(shuí)參與及其參與的次序,是屬于最表面的工作分配,說(shuō)不上是好的責任分配,更不用說(shuō)時(shí)間、成本與質(zhì)量的控制力度了。如果辦公室的工作不需要控制時(shí)間、成本與質(zhì)量,只求自動(dòng)化的便利,使用 OA 是可以滿(mǎn)足需求的。但若要控制效率與質(zhì)量,除了 OA 之外,就必須再加上項目管理。而且,由于 OA 的技術(shù)比較原始,與項目管理平臺技術(shù)有一大段距離,所以 OA 加上項目管理平臺,必須更專(zhuān)業(yè),而且有精細化的管理能力,才能真正管理辦公室工作的時(shí)間、成本與質(zhì)量;如果只是把 OA 這些電子化的表單改成看過(guò)去像項目管理的 WBS,是于事無(wú)補的,因為那仍舊還是表單而已。

電子化黑板及量化工作的分別

企業(yè)OA辦公模式區別

OA 的模式是電子化的紙或黑板,沒(méi)有精細化的工作分解與責任分配,也沒(méi)有量化工作與成本,以及跟蹤依賴(lài)、進(jìn)度與規范員工對承諾的履行。在這樣的工作環(huán)境中,會(huì )因為缺乏規范,并有太多東西完全受個(gè)人操縱,使整個(gè)工作環(huán)境產(chǎn)生很多含糊與虛假的信息,無(wú)形中會(huì )鼓勵員工不守紀律與不誠實(shí);而且一個(gè)人的不守紀律與不誠實(shí),也容易引起整個(gè)團隊的不守紀律與不誠實(shí)。這樣,由于無(wú)法確保所有的員工都守紀律與誠實(shí),OA 的電子化也就只帶來(lái)了自動(dòng)化方面的便利,并非是像生產(chǎn)線(xiàn)管理一樣真正有力度的管理方式。

OA + 項目管理把智力工作量化,變成生產(chǎn)線(xiàn)的量化管理

OA項目一體化管理軟件

要做好生產(chǎn)線(xiàn)的時(shí)間效率管理與質(zhì)量控制,必須要使用項目管理工具來(lái)進(jìn)行以下管理:
(a)細化工作分解與責任分配;
(b)量化工作與成本;
(c)跟蹤依賴(lài)、進(jìn)度與規范承諾的履行。

一個(gè)先進(jìn)的項目管理工具在管理規則設定后,便能夠按著(zhù)執行步驟來(lái)帶領(lǐng)管理者與員工,并向他們提醒所剩的期限與未完成的工作。

OA+PM 更有效地實(shí)時(shí)監控執行的過(guò)程與結果,嚴格把控智力工作的質(zhì)量

云辦公OA項目監控執行

只有辦公自動(dòng)化管理平臺無(wú)法準確地追蹤智力工作的過(guò)程與結果。8MSaaS OA+PM 一體化把企業(yè)辦公自動(dòng)化與項目組合管理,不但可以實(shí)現準確的量化管理,還可以實(shí)時(shí)追蹤每項工作的執行細節與結果。并且 8MSaaS PM 提供有效的可交付成果驗收機制,嚴格監控智力工作的質(zhì)量。員工可以隨時(shí)根據實(shí)際完成情況更新每項工作的完成率,系統會(huì )實(shí)時(shí)更新,但是若沒(méi)有提交可交付成果員工無(wú)法隨意把完成率更新為100%完成,必須提交可交付成果并且通過(guò)審核和驗收,系統才會(huì )自動(dòng)判斷此項工作是否100%完成。此外,系統還會(huì )自動(dòng)實(shí)時(shí)追蹤每個(gè)可交付成果的審核通過(guò)率及質(zhì)量等級,真正實(shí)現智力工作的量化與精細化管理。

8MSaaS PM可與原有的OA對接或 8MSaaS OA+PM 一體化包含先進(jìn)的OA功能

OA項目管理軟件解決方案

8MSaaS 項目管理可與任何 OA 系統實(shí)時(shí)對接,實(shí)現單點(diǎn)登錄、統一審批流與文檔管理。

若你沒(méi)有 OA 系統或原有的 OA 系統已落后,8MSaaS OA + 項目管理一體化可為你提供包含 OA+項目管理的先進(jìn)功能。

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