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單模塊SaaS帶來(lái)的競爭力
項目管理的改變可帶來(lái)的新競爭力

市場(chǎng)上的項目管理工具是采用由各活動(dòng)組長(cháng)填寫(xiě)電子計劃表后經(jīng)人手集成的信息采集的舊模式。 當有 20 人的項目團隊用微軟 Project, 而每人平均有 10 個(gè)活動(dòng),這就等于有 20 張不同的表格而每張表格有 200 行,即使數據超出必要的 19 倍,但只要每個(gè)項目成員都及時(shí)和不隱瞞地更新,這還是可以的。但是,當這 20 人 中有一個(gè)人不及時(shí)更新,或者因為利益沖突而故意隱瞞,其他成員因心里知道項目信息反正不真實(shí)便會(huì )競相效尤,從而使項目信息大話(huà)不斷, 且大話(huà)建立在大話(huà)之上而讓項目經(jīng)理無(wú)法追本溯源去辨真偽。 因此,市場(chǎng)上有不少項目由完成 90% 突然回到完成 50%,原因是其項目信息一直非真實(shí)但又無(wú)法核實(shí)。


任何管理方法若不能令人誠實(shí)(KEEPING PEOPLE HONEST)都是失敗的。今天項目只要到了中級的復雜程度(如有超過(guò) 20 個(gè)成員或 100 個(gè)活動(dòng)) , 其信息便會(huì )開(kāi)始超出團隊的記憶能力的范圍, 從而有機會(huì )產(chǎn)生大話(huà)不斷,導致項目超時(shí)及超資。


8MSaaS PM 采用了自動(dòng)柜員機 (ATM) 交易系統的信息捕獲及發(fā)送模式,徹底地改變了微軟 Project 所采用的舊模式。新模式的工作量非常大,因為它涉及項目范圍、時(shí)間、成本、 質(zhì)量、人力資源、溝通 、采購、 風(fēng)險及集成的信息的實(shí)時(shí)捕獲及發(fā)送,但新模式能給到項目經(jīng)理追本溯源的能力。

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如何管好技術(shù)型項目提升新競爭力

技術(shù)型項目進(jìn)度項目軟件

如果技術(shù)型項目的范圍、時(shí)間、成本、 質(zhì)量、人力資源、溝通 、采購、 風(fēng)險及集成(9 大領(lǐng)域)管理做得不到位, 最終會(huì )在項目時(shí)間及成本反映出來(lái)的。當然,這不是說(shuō)管理技術(shù)型項目要等到超時(shí)或超資發(fā)生了才去管好 9 大領(lǐng)域。但由于管理 9 大領(lǐng)域的復雜性大,所需精細化管理程度高, 并且 9 大領(lǐng)域中有 7 大領(lǐng)域做得不到位的后果不會(huì )立刻顯現出來(lái)。 因此,絕大部分項目經(jīng)理是需要知道其管理對項目時(shí)間或成本的影響,才能體會(huì )其管理不到位的地方。 故項目管理工具必須能夠第一時(shí)間偵察到項目的時(shí)間及成本的異常,才能真正幫助項目經(jīng)理,使其及時(shí)追本溯源解決問(wèn)題。

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一個(gè)項目的延遲是逐天發(fā)生的,如果項目由完成 90% 突然回到只完成 50%, 其項目管理工具的精細化是虛假的 。

項目的工作分解(WBS)一般是由數百個(gè)活動(dòng)組成, 而最底層的活動(dòng)會(huì )比其所屬的中層或高層的活動(dòng)所能影響的延遲還低。 因此,一個(gè)真正精細化的項目管理工具絕對可以在第一時(shí)間偵察到最底層活動(dòng)的延遲,來(lái)降低其他活動(dòng)競相效尤以及減少由小延遲不及早處理而變成大延遲的機率。

一個(gè)項目由完成 90% 突然回到只完成 50%,中間必定有人為的欺詐。 因此,一個(gè)真正精細化的項目管理工具也必須要有以下防詐騙功能才會(huì )有效:

  • 項目計劃與執行信息是實(shí)時(shí)不可分割地出現,令偏差第一時(shí)間一目了然
  • 系統自動(dòng)計算每個(gè)最底層活動(dòng)完成率范圍,不容許最底層活動(dòng)負責人虛報范圍外的完成率
  • 系統自動(dòng)計算每個(gè)非最底層活動(dòng)的完成率, 不容許人工輸入


總結:2010 年代不少項目失敗是因為項目管理是一個(gè)精細化管理方法, 但企業(yè)錯誤地采用了非精細化(或只外表精細化)的工具。

如何管好合同項目來(lái)提升你的業(yè)務(wù)優(yōu)勢

8MSaaS業(yè)務(wù)項目管理優(yōu)勢

合同項目或業(yè)務(wù)項目是指受合同約束交付時(shí)間、成本及質(zhì)量的項目,以下是最常見(jiàn)的合同項目的例子:

  • 按合同交付的項目型生產(chǎn)
  • 按合同交付的專(zhuān)業(yè)服務(wù)或外包服務(wù)
  • 按合同交付的工程項目
  • 受投資合同控制的并購后轉型


合同項目與技術(shù)型項目有以下的不同:

  • 合同項目的時(shí)間和成本限制及質(zhì)量的度量是比技術(shù)型項目的更嚴厲
  • 合同項目有必須滿(mǎn)足的服務(wù)水平協(xié)議或其他條件與條款,且這些條款的罰款嚴重程度不同。故合同項目的管理工具必須有精準及實(shí)時(shí)的 KPI 度量能力,且第一時(shí)間能呈現出違反約定 KPI 的罰款金額,讓項目經(jīng)理可盡快補救
  • 合同項目有收款、收入確認及罰款,會(huì )影響其合同及機構的收入及利潤

 

總結:

合同項目需要技術(shù)型項目的全部功能,但也需要:

  • 精準及實(shí)時(shí)的 KPI 度量及合同條件與條款在執行時(shí)的實(shí)時(shí)配對及罰款計算功能
  • 項目、合同及機構的實(shí)時(shí)管理會(huì )計

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如何令敏捷項目更上一層樓

敏捷項目管理軟件


敏捷方法是把一個(gè)項目細分為 N 個(gè)每個(gè)少于 1 個(gè)月的時(shí)間箱項目,且每個(gè)時(shí)間箱項目的團隊每天要有站立會(huì )議。它的好處是利用人腦能記得昨天每個(gè)時(shí)間箱項目的成員所答應過(guò)的東西,而不須完全依賴(lài)工具的項目信息來(lái)執行項目,這補救了項目信息不真實(shí)的問(wèn)題。


但敏捷是一個(gè)由下而上的方法,等于一個(gè)大項目細分了 N 個(gè)時(shí)間箱項目后,過(guò)了一段時(shí)間這又可能變成 N+M 個(gè)時(shí)間箱項目。 而每個(gè)時(shí)間箱項目的完成時(shí)間,雖然一般都不會(huì )超過(guò) 1 個(gè)月,但是它是由小項目的團隊決定。由于一般政府、證券、銀行、電信、工程、生產(chǎn)、服務(wù)及行銷(xiāo)類(lèi)項目都必須由上而下約束時(shí)間及成本,故敏捷方法并非真正適用于上述類(lèi)型的項目。敏捷真正適合的是市場(chǎng)變化大的新產(chǎn)品研發(fā)類(lèi)項目。由于市場(chǎng)不停在變而新產(chǎn)品需求也每天在變,敏捷的時(shí)間箱項目會(huì )幫助團隊集中精力去做已知的東西而降低不明朗東西帶來(lái)的負面影響。


在未來(lái) 10 年或在 2020 年代,企業(yè)應采用能像 ATM 交易系統有真實(shí)信息的項目管理工具。企業(yè)若采用由下而上的敏捷方法,也應確保在必要時(shí)其敏捷工具能融合由上而下的管理方法。因為即使新產(chǎn)品研發(fā)項目的時(shí)間及成本限制沒(méi)有合同項目那么嚴厲,但也會(huì )有產(chǎn)品能進(jìn)入市場(chǎng)的時(shí)間及資金的局限。

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