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遠(yuǎn)程辦公，急需解決這兩個(gè)問題！
受疫情影響，很多企業(yè)暫時(shí)如法如期復(fù)工。在超長時(shí)間的假期里，員工不創(chuàng)造效益，企業(yè)租金、人力等成本卻不會(huì)因此而減少，所以通過軟件進(jìn)行遠(yuǎn)程在家辦公成為各大廠和中小企業(yè)兼顧疫情防控和助力經(jīng)濟(jì)恢復(fù)的首選。不過，經(jīng)過一段時(shí)間在家辦公后，大家開始發(fā)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公的弊端：在家工作自制力不足，管理上鞭長莫及等，其中影響較大的兩個(gè)因素是溝通和協(xié)作的效率大幅度下降。
● 信息表達(dá)方式受限，帶來溝通成本增加：
大家在一起的時(shí)候，遇到問題，一抬頭就能跟旁觀同事說一嘴，需要協(xié)助就喊一聲，大家可能還會(huì)快速地召集開會(huì)等等，這些事情在遠(yuǎn)程辦公里都做不到，會(huì)導(dǎo)致溝通效率下降。
一旦對(duì)方對(duì)你之前講的一些話產(chǎn)生疑問，很容易就忽略掉當(dāng)下你正在溝通的內(nèi)容。很簡單的一件事情，需要翻來覆去反復(fù)說幾遍才能把信息傳遞到位。
● 信息分散不易同步，造成“各自為政”：
遠(yuǎn)程辦公，最害怕進(jìn)度失控。大部分時(shí)間里大家相互看不見，造成信息同步成本增加。又因?yàn)楸舜碎g互動(dòng)的減少，人們各自的工作狀態(tài)和進(jìn)展都得不到快速同步，就容易造成等待、冗余、誤會(huì)和差錯(cuò)，并難以快速達(dá)成共識(shí)，進(jìn)而消耗個(gè)體的工作士氣，影響人與人之間的信任，降低協(xié)作效率。
針對(duì)以上兩個(gè)方面的弊端，今天8MSaaS與大家分享一下，遠(yuǎn)程辦公怎么高效完成工作任務(wù)：
1、高效及時(shí)溝通
不同行業(yè)對(duì)遠(yuǎn)程辦公的適合程度是不同的，但相同的是，對(duì)于遠(yuǎn)程辦公的溝通效率問題，提高溝通效率本質(zhì)就是：“一句話將一件事情說清楚“。注意，高效才是溝通的關(guān)鍵，做不到高效，無論使用哪種溝通工具，結(jié)果都是一樣的。相反，能幫助員工高效溝通的，才是好的工具。
高效溝通要有針對(duì)性，根據(jù)以往的工作體驗(yàn)，總結(jié)出可執(zhí)行的建議有兩點(diǎn)：
①明確要干什么；
②約定協(xié)作方式，如規(guī)定時(shí)間統(tǒng)一溝通、約定匯報(bào)方式等。
如果你是公司的項(xiàng)目經(jīng)理，想要時(shí)時(shí)監(jiān)督項(xiàng)目研發(fā)的進(jìn)度，及時(shí)獲悉項(xiàng)目成員在研發(fā)過程遇到的問題，這個(gè)時(shí)候，帶有溝通功能的業(yè)務(wù)型管理軟件更值得考慮。比如8MSaaS，在項(xiàng)目溝通管理中，最強(qiáng)大之處在于其數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性，幫助提高團(tuán)隊(duì)溝通效率。
團(tuán)隊(duì)成員可以在系統(tǒng)內(nèi)對(duì)項(xiàng)目某一任務(wù)或結(jié)果發(fā)起討論或即時(shí)聊天，因在系統(tǒng)內(nèi)其他成員可查看到項(xiàng)目的情況，項(xiàng)目人員還可以通過問題地圖層層了解問題的來龍去脈，這樣有針對(duì)性的溝通更有效率。
項(xiàng)目資料、成員都在同一平臺(tái)，不需跨平臺(tái)操作，也不需左右翻查資料，聊天信息都會(huì)被實(shí)時(shí)記錄，解決問題也更方便。
高效溝通，反饋及時(shí)也很重要。
8MSaaS系統(tǒng)有關(guān)鍵消息自動(dòng)提醒功能，不論是審批、下單還是驗(yàn)收等等請(qǐng)求，你都能實(shí)時(shí)收到通知，提醒你事項(xiàng)的進(jìn)度，及時(shí)處理好，開展下一步的工作。
8MSaaS允許領(lǐng)導(dǎo)或者工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行工作任務(wù)指派、在個(gè)人電子日歷上安排工作計(jì)劃，系統(tǒng)會(huì)適時(shí)發(fā)出提醒和通知，確保工作事項(xiàng)沒遺漏。
2、提升透明度
透明度的提升有兩個(gè)方面，一是目標(biāo)和任務(wù)的透明，即每個(gè)人都知道團(tuán)隊(duì)要做什么；二是進(jìn)度和結(jié)果的透明，即每個(gè)人都知道團(tuán)隊(duì)當(dāng)前做得怎么樣了。
● 目標(biāo)和任務(wù)透明
目標(biāo)透明幫助團(tuán)隊(duì)聚焦，任務(wù)透明促進(jìn)團(tuán)隊(duì)分工。當(dāng)面對(duì)面辦公被改成遠(yuǎn)程辦公后，因?yàn)闇贤ú槐阋鸬钠缌x和誤解會(huì)增多，如果團(tuán)隊(duì)任務(wù)拆解不夠細(xì)，容易造成“我不明白你在說什么，也懶得去問”的情況，分歧和誤解會(huì)進(jìn)一步加劇。
所以在遠(yuǎn)程工作中，任務(wù)拆解要做得更細(xì)，并且公示出來讓其他成員都知道。比如在8MSaaS中，你可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要，在項(xiàng)目管理或采購管理中明確任務(wù)名稱、細(xì)節(jié)、截止日期、指派人等等，這樣，每個(gè)任務(wù)都會(huì)非常清晰地顯示進(jìn)度狀態(tài)，做到心中有數(shù)；配合8MSaaS的工時(shí)表使用，準(zhǔn)確了解每個(gè)員工的工作時(shí)間，自動(dòng)生成工時(shí)表，自動(dòng)核算工時(shí)費(fèi)用，對(duì)員工來說也是一種鞭策。
● 進(jìn)度和結(jié)果透明
進(jìn)度和結(jié)果的透明幫助團(tuán)隊(duì)協(xié)作，同時(shí)提升互信度。很多人容易忽略溝通工作進(jìn)度，直到任務(wù)完成時(shí)再去通知?jiǎng)e人；碰到問題時(shí)也習(xí)慣長時(shí)間埋頭干活，不愿尋求幫助。在遠(yuǎn)程辦公中，這些情況更容易發(fā)生，要特別注意避免。
因此，建議團(tuán)隊(duì)每天都實(shí)時(shí)查看工作進(jìn)度和結(jié)果，基于結(jié)果組織開會(huì)討論。
在8MSaaS中，所有的變化與狀態(tài)都是實(shí)時(shí)更新的。利用8MSaaS，上司可實(shí)時(shí)查看下屬的任務(wù)安排及任務(wù)完成情況。
對(duì)項(xiàng)目型企業(yè)來說，團(tuán)隊(duì)成員可以在一個(gè)頁面實(shí)時(shí)地查看最新的工作計(jì)劃，也可隨時(shí)隨地提交可交付成果。
保證了溝通效率和工作透明度，協(xié)作就有了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
如何把遠(yuǎn)程辦公做到有效，疫情當(dāng)?shù)栏幼屍髽I(yè)體會(huì)到數(shù)字化、流程化和管理創(chuàng)新的重要性。而8MSaaS正是協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效執(zhí)行、任務(wù)落地的一個(gè)有效工具。
8MSaaS FAS一個(gè)平臺(tái)涵蓋企業(yè)日常管理的項(xiàng)目、銷售、采購、財(cái)務(wù)、人事、協(xié)同辦公等模塊，通過瀏覽器或移動(dòng)端即可隨時(shí)隨地使用，協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理網(wǎng)絡(luò)全面云端化。
● 模塊靈活按需擴(kuò)展
根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)所需，各個(gè)模塊可獨(dú)立拆分使用，亦可通過裝配的方式集成，幫助企業(yè)切換到遠(yuǎn)程辦公后，工作還能穩(wěn)定有效地展開。
● 數(shù)據(jù)打通實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)
8MSaaS FAS各模塊實(shí)時(shí)互連互通，信息高效傳遞，共享數(shù)據(jù)庫，打破以往的信息壁壘困局。
8MSaaS支持對(duì)接其他外來系統(tǒng)，比如釘釘，企業(yè)可在現(xiàn)有軟件的基礎(chǔ)上，通過8MSaaS對(duì)接，來建立信息流通的通路，盡量統(tǒng)一不同系統(tǒng)的步調(diào)，實(shí)現(xiàn)集中化管理。
● 更為安全可靠的云端模式
8MSaaS FAS采用云端模式，實(shí)現(xiàn)同一企業(yè)同一時(shí)間的資源共享，解決了傳統(tǒng)軟件中多數(shù)據(jù)庫共享引發(fā)的數(shù)據(jù)束縛及安全性等問題，為企業(yè)提供安全私密的云上管理體驗(yàn)。
結(jié)語
但是目前還有很多企業(yè)不僅缺乏數(shù)字化協(xié)作的習(xí)慣，他們的業(yè)務(wù)也完全沒有在線化。記錄客戶、訂單、庫存的數(shù)據(jù)都分散在老化的IT系統(tǒng)，甚至是分散的表格文件中，想要開展遠(yuǎn)程工作也無從入手。
這一次的疫情，或許是未來大范圍推廣遠(yuǎn)程辦公的良機(jī)，不論是企業(yè)還是個(gè)人，都應(yīng)該借此機(jī)會(huì)好好鍛煉遠(yuǎn)程辦公的能力！選擇一個(gè)好用的云端遠(yuǎn)程辦公軟件，讓企業(yè)提高跨部門、跨公司溝通協(xié)作效率，實(shí)現(xiàn)疫情防控，正常工作兩不誤。記住，只有業(yè)務(wù)在云端，工作才不會(huì)停頓！這一戰(zhàn)，愿你我都能安穩(wěn)度過！
